Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 01 04 2021

1.Préambule

PRO IMPEC GROUPE PASCAL BOULANGER – PRO SANTEA (ci-après “PRO-IMPEC“) attache une grande importance à la protection et au respect de votre vie privée et vos données à caractère personnel (ci-après “Données à caractère personnel” ou “Données Personnelles”).

PRO-IMPEC s’engage à mettre en œuvre les mesures adéquates à la protection, la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles conformément à la réglementation en vigueur en France et dans l’Union Européenne, en particulier au Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles UE 2016/679 du 27 avril 2016 et aux règles de droit national prises pour son application.

La présente « Politique de confidentialité » (ci-après la « Politique ») a pour objet d’informer toutes les personnes physiques concernées (ci-après désignées par « Vous » ou « Votre/Vos ») sur la manière dont PRO-IMPEC collecte, utilise et divulgue Données Personnelles et sur les moyens dont Vous disposez pour exercer vos droits sur ces informations.

Fort de son savoir-faire reconnu dans les métiers de l’hygiène et de la propreté, PRO-IMPEC décline ses expertises en différents départements, chacune apportant une réponse personnalisée à vos besoins professionnels. Ainsi, les données personnelles vous concernant que nous sommes susceptibles de traiter sont en rapport direct avec votre activité professionnelle, qui nous permet de vous qualifier comme des professionnels.

En conséquence, PRO-IMPEC vous invite à lire attentivement la présente Politique pour connaître et comprendre les traitements relatifs aux Données Personnelles.
En tout état de cause, nous nous engageons à respecter les deux (2) principes essentiels suivants :

1. l’individu reste maître de ses données à caractère personnel ;
2. les données sont traitées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.

2.Identité du responsable de traitement

2.1. PRO-IMPEC en tant que responsable de traitement
PRO-IMPEC, Société par actions simplifiée, enregistrée au RCS de LILLE METROPOLE sous le numéro SIREN 379 129 497, dont le siège social est situé au 1 RUE SIMON VOLLANT PARC D’ACTIVITÉ DE LA CESSOIE 59130 LAMBERSART, aura le statut de responsable de traitement pour les traitements des données personnelles, y inclus ceux relatifs aux services fournis via le site web “www.pro-impec.fr” (ci-après le “Site web”) à savoir. Les traitements concernés sont :
1. Recrutement
2. Gestion des sous-traitants/prestataires
3. Prospection et vente
4. Gestion des fichiers clients
5. Gestion de la communication
6. Gestion des demandes de fournitures
7. Gestion des interventions
8. Gestion de recouvrement
9. Gestion de contentieux commercial

3.Coordonnées de notre délégué à la protection des données

Notre Délégué à la Protection des Données (ci-après « DPO ») est là pour répondre à toutes les demandes, y compris d’exercice de droits, relatives à vos données à caractère personnel.

Vous pouvez le joindre :
– Soit par mail à l’adresse suivante : dpo@pro-impec.fr
– Soit par courrier : PRO-IMPEC, ATTN DPO, 1 RUE SIMON VOLLANT PARC D’ACTIVITÉ DE LA CESSOIE 59130
LAMBERSART.

4.Finalités et bases légales des traitements

Vous trouverez ci-dessous les détails d’activités de traitement de vos informations selon la situation dans laquelle vous serez amené à interagir avec nous.

4.1 Détails du traitement de recrutement

Lorsque vous nous transmettez votre candidature, notamment via le formulaire de contact, les informations vous concernant seront traitées dans l’objectif de :
– réceptionner et enregistrer les candidatures
– apporter des réponses aux candidats à un emploi ou à un stage
– gérer les processus de recrutement

4.1.1. Base légale

Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime.

4.2. Détails du traitement de gestion des sous-traitants/prestataires

Lorsque vous êtes sous-traitant ou prestataire de PRO-IMPEC, vos données personnelles sont collectées et traitées dans l’objectif de :
– sélectionner et évaluer le prestataire/sous-traitant
– gérer le contrat, la facturation et les commandes

4.2.1. Base légale

Dans ce cadre, ce traitement est nécessaire pour la bonne exécution du contrat signé.

4.3. Détails du traitement de prospection et vente

Vous pouvez être un cible de notre prospection, sous condition que nos prestations ont un lien direct avec votre activité professionnelle. Dans ce cadre, le traitement poursuit l’objectif de :

– vous cibler de la publicité adaptée
– communiquer nous offre par la voie digitale
– prospecter par email ou par téléphone
– organiser des jeux concours, des loteries ou d’autres opérations promotionnelles
– gérer la liste d’opposition à la prospection

4.3.1. Base légale

Votre statut de “professionnel” nous permet de vous envoyer des documents marketing liés à votre activité professionnelle sans solliciter votre consentement, à condition que ces communications soient directement liées à votre activité. Ainsi, ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime de développement commercial. Néanmoins, veuillez vous référer à la section 9 de cette Politique expliquant vos droits.

4.4. Détails du traitement de gestion des fichiers clients

Lorsque vous êtes acteur de la relation commerciale établie entre PRO-IMPEC et votre organisme ayant la qualité de client de “PRO-IMPEC”, vos données personnelles sont collectées et traitées à des fins de gestion de la clientèle (par le biais du fichier clients, des correspondances et des relances, des comptes clients, de la contractualisation, de la facturation et des commandes ainsi que des réclamations, du service après-vente et des garanties).

4.4.1. Base légale

Ce traitement est nécessaire pour la bonne exécution du contrat conclu avec le client.

4.5. Détails du traitement de gestion de la communication

Lorsque vous êtes client de PRO-IMPEC, vos données personnelles peuvent être traitées pour garantir la bonne communication pendant la durée du contrat, qui poursuit l’objectif de :

– réceptionner des demandes ;
– mettre en relation avec le service concerné, et le cas échéant prendre contact avec le demandeur par téléphone ;
– apporter des réponses aux demandes reçues par voie électronique ;
– établir des statistiques.

4.5.1. Base légale

Ainsi l’intérêt légitime demeure la base légale de ce traitement.

4.6. Détails du traitement de gestion des demandes de fournitures

Lorsque PRO-IMPEC passe des commandes de fournitures pour ses activités à livrer directement sur les sites de ses clients, elle traite vos données personnelles si vous faites partie de l’équipe du client destinataire ou du fournisseur expéditeur. Le traitement de vos données est nécessaire à la fourniture des biens ou services nécessaires à l’exécution de ses prestations et à la gestion de son circuit d’achat et de livraison.

4.6.1. Base légale

Ce traitement est nécessaire pour la bonne exécution des contrats conclus avec le client et/ou le fournisseur.

4.7. Détails du traitement de gestion des interventions

Lorsque PRO-IMPEC fait intervenir ses équipes sur les sites de ses clients, si vous faites partie du personnel du client qui bénéficie de ces services ou de l’équipe d’intervention de PRO-IMPEC, celle-ci traite vos données personnelles dans le but de :
– communiquer avec les clients ;
– gérer les rendez-vous, les livraisons, les équipes et le temps passé chez le client ;
– suivre les interventions et les dossiers des clients ;
– sélectionner des fournisseurs de main-d’œuvre supplémentaires si nécessaire.

4.7.1. Base légale

Ce traitement est nécessaire pour la bonne exécution des contrats conclus avec le client.

4.8. Détails du traitement de gestion de recouvrement

Si vous êtes responsable ou en responsabilité d’effectuer des paiements pour les services fournis par PRO-IMPEC à votre organisme qui est client de Pro-IMPEC, celle-ci peut traiter vos données personnelles pour le recensement des impayés avérés et pour le recouvrement de montant impayé.

4.8.1. Base légale

Ce traitement est nécessaire pour la bonne exécution des contrats conclus avec le client.

4.9. Détails du traitement de Gestion de contentieux commercial

Si vous êtes membre de l’équipe d’un organisme client de PRO-IMPEC, impliqué dans un litige avec cette dernière, vos données personnelles peuvent être traitées aux fins de la préparation, de l’exercice et du suivi d’une action de médiation ou d’une action en justice.

4.9.1. Base légale

Ce traitement est nécessaire pour nous conformer aux obligations légales du droit des affaires, pour le règlement judiciaire et non judiciaire du contentieux.

5. Données traitées

Vous pouvez consulter le détail de vos données à caractère personnel que nous sommes susceptibles de traiter dans le cadre des traitements présentés ci-dessus. (Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles collectées et les éventuelles conséquences d’un défaut de réponse sont indiqués lors de leur collecte sur les formulaires associés.)
NB : les listes des données fournies ci-après n’ont pas vocation à être exhaustives et visent avant tout à vous informer sur les catégories de données que PRO-IMPEC est susceptible de traiter.

5.1. Pour le recrutement :

– Données relatives à votre identité : Adresse personnelle, Civilité, Date de naissance,E-mail personnel, Langue(s) parlée(s), Nom, Prénom, Sexe, Téléphone fixe privé Téléphone mobile privé)
– Données relatives à votre activité professionnelle : Ancienneté dans l’emploi ou dans la profession actuelle, Situation professionnelle antérieure, Métier
– Informations relatives à votre voie professionnelle : Parcours de formation Parcours professionnel Observations et souhaits formulés, Scolarité, Diplômes, Renseignements collectées auprès d’anciens employeurs
– Mention sur votre situation familiale

5.2. Pour la gestion des sous-traitants/prestataires

– Données relatives à votre identité : Nom, Prénom
– Données relatives à votre activité professionnelle : , Profession ou emploi occupé, Métier, E-mail professionnel, Numéro de téléphone professionnel
– Informations relative à la prestation globale : Dates de livraisons, Date de la prestation, Détail de l’achat, Date de l’achat, Historique des achats et des prestations de services Numéro de la transaction Origine de la vente (vendeur, partenaire, affilié) ou de la commande, Personne(s) en charge de la relation client, Soldes et impayés, Cahier de charge
– Si vous êtes un professionnel artisan ou auto-entrepreneurs, des données financières contenant votre nom : Coordonnées bancaires (RIB, BIC, IBAN), Domiciliations bancaires Factures correspondantes, Données comptables

5.3. Pour la prospection

– Données relatives à votre identité : Nom, Prénom, Téléphone fixe privé, Téléphone mobile privé, E-mail personnel
– Données relatives à votre activité professionnelle : Métier, E-mail professionnel, Numéro de téléphone professionnel
– Données électroniques : Adresses IP personnelle Contenu des informations consultées en ligne, Cookies et informations
autour des cookies Date, heure, durée de la connexion internet Fournisseur d’accès à internet, Historique de navigation
Identifiant du terminal utilisé pour la connexion, Numéro de téléphone appelé
– Informations relative à la communication commerciale : Contenu de la campagne de prospection, Documentation relative à la
vente, Renseignements relevant de l’offre, Observations et souhaits formulés autour de l’offre

5.4. Pour la gestion des fichiers clients

– Données relatives à votre identité : Civilité, Nom, Prénom, Téléphone fixe privé, Téléphone mobile privé, E-mail personnel, Numéro de dossier, adresse personnelle, code client
– Données relatives à votre activité professionnelle : E-mail professionnel, Numéro de téléphone professionnel, adresse de l’organisme de rattachement si vous êtes un professionnel
– Informations relative à la prestation globale : Modalités de règlement client, Reçus clients, Remises consenties au client, Personne(s) en charge de la relation client, Service ou abonnement souscrit par le client Détail du bien ou service souscrit par le client Numéro de la transaction
– Informations relevant des documents juridiques tels que le contrat.
– Si vous êtes un professionnel artisan ou auto-entrepreneurs, des données financières contenant votre nom : Coordonnées
bancaires (RIB, BIC, IBAN), Domiciliations bancaires Factures correspondantes, Données comptables

5.5. Pour la gestion de la communication

– Données relatives à votre identité : Civilité, Nom, Prénom, Téléphone fixe privé, Téléphone mobile privé, E-mail personnel, Numéro de dossier, adresse personnelle, code client
– Données relatives à votre activité professionnelle : E-mail professionnel, Numéro de téléphone professionnel, adresse de l’organisme de rattachement si vous êtes un professionnel, métier, identifiant ou matricule, Référence lors de réponse
– Informations relevant de la communication : Échanges et commentaires des clients recueillies lors d’enquêtes directes ou via le site web, Echanges de mails, Notes sur les échanges téléphoniques, Correspondance avec le représentant commercial, Courriers, Accusés de réception et informations sur l’envoi des courriers

5.6. Pour la gestion des demandes de fournitures

– Données relatives à votre identité : Nom, Prénom
– Données relatives à votre activité professionnelle : E-mail professionnel, Numéro de téléphone professionnel, adresse de
l’organisme de rattachement si vous êtes un professionnel, métier
– Informations relative à la prestation globale : Date de l’achat, Nom du fournisseur, Numéro de la transaction, Quantité acheté
par le client, Récurrence de la prestation, Traçabilité du circuit de vente du produit, Historique des achats et des prestations de services, Détail de l’achat du client

5.7. Pour la gestion des interventions

– Données relatives à votre identité : Nom, Prénom
– Données relatives à votre activité professionnelle : E-mail professionnel, Numéro de téléphone professionnel, adresse de
l’organisme de rattachement si vous êtes un professionnel, Métier, Identifiant ou matricule
– Informations relative à la prestation globale : Date de la prestation, Dates de livraisons, Historique des achats et des
prestations de services, Numéro de la transaction, Origine de la vente (vendeur, partenaire, affilié) ou de la commande, Personne(s) en charge de la relation client, Reçus clients
– Informations relatives à la satisfaction client : Avis, commentaire client, Correspondances avec le client et service
après-vente, Date d’achat du produit/de la prestation, Date de l’avis, Note donnée par le client

5.8. Pour la gestion de recouvrement

– Données relatives à votre identité : Nom, Prénom
– Données relatives à votre activité professionnelle : Identification de l’entreprise,, adresse de l’organisme de rattachement si
vous êtes un professionnel, Métier
– Informations relevant des documents juridiques : Contrat, Contrat d’assurance, Montant de l’impayé, Motif de l’impayé.
– Informations relevant de la communication : Relances email, téléphone et courrier, Courriers, Accusés de réception et
informations sur l’envoi des courriers, Echanges de mails
– Si vous êtes un professionnel artisan ou auto-entrepreneurs, des données financières contenant votre nom : Informations
relatives aux instruments de paiement, Situation économique et financière, Solvabilité, Domiciliations bancaires Factures correspondantes

5.9. Pour la gestion de contentieux commercial

– Données relatives à votre identité : Nom, Prénom,
– Données relatives à votre activité professionnelle : Adresse de l’entreprise, métier, Numéro et nom d’identification de
l’entreprise
– Données financières : Numéro de chèque, Statut financier, Solvabilité, Situation économique et financière, Types de
créances, Factures correspondantes Informations relatives aux instruments de paiement, Informations relatives à la
transaction et aux biens ou services souscrits
– Informations relevant des documents juridiques : Argumentations, Attestations, Constats, Contrat, Contrat d’assurance, Date
d’audience, Date de début et de clôture du litige, Date de l’assignation, Décision de la justice, Décisions administratives, Dépôt de plainte, Etat de la procédure, Faits présumés constitutifs d’une infraction, d’un trouble de jouissance ou d’une inexécution contractuelle, Fiche de constat des faits, Griefs, Juridiction saisie, Mesures de recouvrement (ex: Blocage compte bancaire, saisie de véhicule, saisie de mobilier, etc.), Mise en demeure, Nature et objet des demandes Statuts, Images comme preuves

6. Destinataires de vos données

Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées à l’article 4, les principales personnes qui seront susceptibles d’avoir accès à vos données sont les suivantes :
– selon les finalités poursuivies, le personnel habilité de nos services internes, notamment nos services RH, commerciaux et juridique, ainsi que les membres de la direction ;

Certaines catégories de sous-traitants ont accès aux données collectées :
– Le fournisseur de cloud computing et de stockage.

Pour toute demande d’information complémentaire sur nos sous-traitants, vous pouvez adresser une demande d’information complémentaire à notre Délégué à la Protection des Données par mail à dpo@pro-impec.fr.

Les autres organismes qui peuvent avoir accès à vos données sont :
– S’il y a lieu, les juridictions concernées, médiateurs, experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats, huissiers,
sociétés de recouvrement de créances ;
– Les tiers susceptibles de déposer des cookies sur vos terminaux (ordinateurs, tablettes, téléphones portables…) lorsque vous y consentez (Pour plus de détail, consultez notre Politique de cookies) ;

Vos données à caractère personnel ne sont ni communiquées, ni échangées, ni vendues ni louées sans votre consentement exprès préalable conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.

7. Transfert de données hors union européenne

Dans certains cas, vos informations personnelles seront sauvegardées sur des serveurs situés en dehors de l’EEE.
C’est notamment le cas lorsque nous transférons des informations à certains de nos partenaires, notamment via les cookies de Google, susceptibles de stocker les données collectées dans les serveurs aux États-Unis. Nous nous sommes rassurés que des clauses contractuelles types approuvées par la Commission de l’Union Européenne sont en place afin de contractualiser les obligations de sécurité et de mesures prévues par le RGPD, comme le prévoit dans son article 46.
Vous pouvez demander à accéder aux documents assurant la présence de garanties appropriées en faisant la demande à notre Délégué à la Protection des Données par mail à dpo@pro-impec.fr.

8. Durée de conservation des données

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, telles que décrites à l’article 4 de la présente Politique, et si besoin augmenté des durées de prescriptions légales.

8.1 Recrutement

– concernant les candidatures retenues : conservation des données jusqu’à l’intégration de la nouvelle recrue en tant que personnel
– concernant les candidatures non retenues : deux ans à compter du dernier contact (+ conservation en archives internes quatre ans en cas de recours juridictionnel eu égard aux délais de prescription applicables)

8.2 Gestion des sous-traitants/prestataires

5 ans après la fin du contrat

8.3 Prospection et vente

3 ans à compter de la dernière manifestation en réponse à un acte de prospection ou de vente.
(Pour plus d’informations concernant les cookies, merci de consulter l’article 10 et notre Politique de cookies.)

8.4 Gestion des fichiers clients

5 ans après la fin du contrat

8.5 Gestion de la communication

2 ans à compter de la date de la dernière communication.

8.6 Gestion des demandes de fournitures

5 ans à partir de la date de la commande de fournitures

8.7 Gestion des interventions

En base active: un an
En archives intermédiaires : 5 ans à partir de la fin du contrat

8.8 Gestion de recouvrement

En cas de non-régularisation : 3 ans à compter de la survenance de l’impayé.
En cas de régularisation : 48 heures à partir du moment où l’impayé a été effectivement soldé

8.9 Gestion de contentieux commercial

Cas de médiation: dès le règlement amiable du litige ou, à défaut, dès la prescription de l’action en justice correspondante.
Cas de contentieux: Au terme du délai de recours contre une décision rendue pour la faire exécuter

9. Droits des personnes

Conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD, vous disposez des droits suivants :

9.1. Droit d’information sur le traitement des Données Personnelles

PRO-IMPEC s’engage à déployer ses meilleurs efforts pour délivrer une information concise, transparente et accessible sur les conditions de traitement de vos Données Personnelles au moment de la collecte ou dans un délai raisonnable après la collecte.

9.2. Droit d’accès aux Données Personnelles

Vous pouvez accéder à vos Données Personnelles faisant l’objet d’un traitement par PRO-IMPEC et disposez du droit d’en recevoir une copie sous forme électronique (pour toute copie supplémentaire, PRO-IMPEC sera en droit d’exiger le règlement de frais basés sur les coûts administratifs occasionnés).

9.3. Droit d’effacement (« droit à l’oubli ») et de rectification des Données Personnelles

Vous avez le droit de demander l’effacement et/ou la rectification des Données Personnelles le concernant lorsque celles-ci sont erronées ou obsolètes.
Il est précisé que PRO-IMPEC pourra conserver certaines Données Personnelles lorsque la loi le lui imposera ou en cas de motif légitime. Il est possible que si vos données personnelles sont effacées suite à votre demande et avant l’expiration de la durée de conservation valable, cela puisse nous empêcher de vous fournir certains services que vous attendez de nous.

9.4. Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à tout moment pour des motifs légitimes à la réutilisation de vos Données Personnelles pour des traitements différents que ceux notifiés, sauf en cas d’exécution par PRO-IMPEC de l’une de ses obligations légales. Nous aimerions mettre l’accent sur ce droit qui vous concerne plus spécialement en tant que “professionnel”, lorsque vous ne souhaitez plus recevoir de la prospection de notre part.

9.5. Droit à la limitation des traitements des Données Personnelles

Vous disposez du droit de demander que les traitements effectués sur vos Données Personnelles soient limités à ce qui est nécessaire. Ce droit est applicable seulement :

– si vous contestez l’exactitude de vos Données Personnelles ;
– si vous pouvez établir que le traitement de vos Données Personnelles est illicite et demande une limitation de leur utilisation plutôt
qu’un effacement ;
– si PRO-IMPEC n’a plus besoin de vos Données Personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation,
l’exercice ou la défense de droits en justice ;
– si vous vous opposez aux traitements fondés sur un intérêt légitime que nous poursuivons en tant que Responsable de traitement,
ayant confirmé que les intérêts légitimes poursuivis par nous prévalent sur les vôtres.

VOUS POUVEZ EXERCER TOUS VOS DROITS PRÉCITÉS PAR MAIL EN VOUS ADRESSANT À NOTRE DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES, SUR SON ADRESSE MAIL DPO@PRO-IMPEC.FR.

9.6. Droit de réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si vous estimez que les efforts mis en œuvre par PRO-IMPEC pour préserver le niveau de protection des Données Personnelles ne garantissent pas le respect de vos droits, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL, en cliquant ici ou par courrier à l’adresse ci-dessous :

COMMISSION NATIONALE DE L’INFORMATIQUE ET DES LIBERTÉS
3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22
Fax : 01 53 73 22 00

10. Données de connexion et cookies

PRO-IMPEC a mis en place un gestionnaire de cookies via la Politique des cookies afin de vous informer plus spécifiquement de leur utilisation.
Si le navigateur le permet, vous pouvez également désactiver à tout moment ces cookies, en suivant la procédure indiquée par le navigateur. Cependant, PRO-IMPEC vous informe qu’une telle désactivation peut avoir pour conséquence de ralentir et/ou perturber l’accès à certaines rubriques du site web.

11. Traitement des données de mineurs

Le site web de PRO-IMPEC et ses prestations ne sont pas destinés aux mineurs. PRO-IMPEC ne collecte pas volontairement des données à caractère personnel auprès de mineurs âgés de moins de 15 ans.

12. Sécurité

PRO-IMPEC respecte le RGPD et la loi Informatique et Libertés en matière de sécurité et de confidentialité de vos données.
Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin d’assurer la sécurité de nos traitements de données à caractère personnel et la confidentialité des données que nous collectons.
A ce titre, nous prenons toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements pour en préserver la sécurité et, notamment, empêcher que les données soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, protocole https sécurisé , journalisation et traçabilité des connexions aux logiciels déployés en interne).

13. Modification de la Politique

PRO-IMPEC se réserve le droit d’apporter, à tout moment, des modifications à la présente Politique afin de respecter les évolutions législatives et réglementaires et/ou d’améliorer celle-ci.
En cas de modification, une nouvelle version sera actualisée et mise en ligne avec la date de « Dernière mise à jour ».

14. Droit applicable

La présente Politique est soumise au droit français, en ce compris les dispositions applicables aux règles de droit international privé.